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Marque com antecedência a data dos plantões pedagógicos para que os familiares se organizem. O plantão pedagógico deve acontecer uma vez por bimestre, de preferência em dois turnos, para que os pais ocupados em determinado horário tenham chance de participar. É importante que no dia do plantão pedagógico não haja aulas.
Fechando o bimestre, envie os boletins para as famílias antes de realizar a reunião. Isso permite que elas avaliem o desempenho dos estudantes, conversem com eles sobre o processo e planejem com quais professores desejam falar.
O auditório da escola ou local semelhante, faça uma conversa inicial com todas as famílias reunidas. Além dos informes institucionais e de reforçar os valores da escola, este pode ser o momento de trabalhar questões sensíveis à juventude, como a depressão, a ansiedade, bullying e o uso de drogas. Pode ser interessante apresentar um vídeo curto sobre o tema com a fala de especialistas, por exemplo. Depois, é hora de compartilhar o microfone com os presentes para que eles também participem.
Finalizada a conversa com a direção, os familiares podem procurar pelos professores com quem desejam conversar nas salas de aula da escola. Vale deixar claro para pais e professores que o plantão serve para tratar da aprendizagem do aluno e de todo e qualquer outro ponto pertinente, como comportamento e problemas pessoais. O encaminhamento dos pais para as salas onde estão os professores é feito com o auxílio de alunos-monitores, uma vez que as salas são divididas por área para os atendimentos.
